บทความ
ฮาวทู ‘ใช้เวลาทำงานน้อย’ แต่ ‘ได้งานมาก’
“Work life balance” สิ่งที่หลายคนใฝ่ฝันในชีวิตการทำงาน แต่หลายคนก็มองว่านี่คือมายาคติที่ไม่อาจเกิดขึ้นได้ในชีวิตจริงเพราะการทำงานไม่สามารแยกกับการใช้ชีวิตได้
ไม่ว่าคุณจะมีความเห็นกับเรื่องนี้อย่างไร แต่คงดีไม่น้อยถ้าการทำงานของคุณไม่รบกวนชีวิตจนแถบพลังขึ้นขีดแดงทุกวัน ที่อาจทำให้คุณไปถึงจุดเบิร์นเอ้าท์หรือหมดไฟกับงานในที่สุด
ถ้ายังไม่อยากไปถึงจุดนั้น ลองหาวิธีจัดการตัวเองให้ “ใช้เวลาในการทำงานน้อยลง” แต่ได้งานเท่าเดิมหรือได้ผลลัพธ์ดีมากกว่าที่เคยทำ
- อ่าน : Work-Life Balance ยังมีอยู่จริงหรือ ? Adobe เผยผลศึกษา “เวลาทำงาน และชีวิตส่วนตัว” กลุ่มคน Gen Z
- อ่าน : ทำไมถึงไม่ควรใช้ “Discord” คุยเรื่องงานระดับองค์กร ?
- ฟัง : เด็กจบใหม่ เริ่มต้นชีวิตการทำงาน อย่างไร ? | Brickinfo Podcast: ต๋าถามป๋าตอบ EP.01
ให้น้ำหนักเวลาทำงาน ตามลำดับความสำคัญ
24 ชั่วโมงของแต่ละคนมีปริมาณเท่ากัน แต่ประสิทธิภาพต่างกันเพราะการจัดลำดับความสำคัญ
ทฤษฎี “The Eisenhower Box” หรือ “Eisenhower Matrix” คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง แม้จะฟังดูผ่านมานานเหลือเกิน แต่ก็ยังสามารถประยุกต์ใช้กับการจัดลำดับความสำคัญของงานที่แสนยุ่งเหยิงในศักราชนี้ได้ไม่ยากจนเกินไป
หัวใจสำคัญของ The Eisenhower Box คือการพิจารณาได้ว่างานไหน “สำคัญ” หรือ “เร่งด่วน” ต้องทำก่อน ส่วนงานที่ไม่สำคัญหรือไม่เร่งด่วน จะต้องไปต่อท้ายแถวและทำทีหลังไม่ว่าจะอยากทำก่อนแค่ไหนก็ตาม โดยแบ่งความสำคัญของงานเป็น 4 กลุ่ม
1. ด่วนและสำคัญ = ทำทันที
ณ ที่นี้หมายถึง งานที่เป็นหน้าที่หลักที่ของเรา ให้เวลากับงานเหล่านี้มากกว่างานอื่นๆ ได้ เพื่อให้มีเวลาคิด ปรับปรุงให้ออกมาสมบูรณ์ที่สุดในเวลาจำกัด
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน = ลงตารางเวลาไว้ทำทีหลัง
หลายงานมีความสำคัญมากๆ แต่มีเวลาให้คิด ไม่เร่งด่วน งานประเภทนี้สามารถวางแผนลงตารางเวลาของตัวเอง แล้วค่อยๆ ทยอยทำในวันอื่นๆ ได้จนเสร็จสมบูรณ์
3. ด่วนแต่ไม่สำคัญ = ให้คนอื่นทำแทน
งานด่วนมีทั้งที่สำคัญและไม่สำคัญ ถ้าเป็นงานที่ต้องเสียเวลาทำไม่น้อย แต่ไม่ได้สำคัญอะไร ลองมองหาตัวช่วยที่ทำไม่เสียเวลากับงานลักษณะนี้มากจนเกินไป ถ้าไม่สามารถมอบหมายให้ใครทำแทนได้ อาจลองมองหาเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาเป็นตัวช่วยทุ่นแรงให้เสร็จทัน และไม่เปลืองเวลาชีวิต
4. ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ = ไม่ต้องทำ
ปัญหาใหญ่ของหลายคนคือรู้ว่าควรทำอะไร แต่ “ไม่รู้ว่าอะไรไม่ควรทำ” หลายคนชอบเอางานหรือกิจกรรมที่ไม่ได้เร่งด่วนหรือเลือกทำงานที่ไม่สำคัญขึ้นมาทำก่อน การใช้เวลาไปกับเรื่องที่ไม่เร่งด่วนหรือไม่สำคัญ จะทำให้คุณเหลือเวลาให้เรื่องสำคัญแค่น้อยนิด จนต้องจ่ายหนี้เวลาพวกนี้เป็นเวลานอนของคุณให้กับงานอื่นๆ ก็ได้
ในทางตรงกันข้าม ถ้าเราใช้เวลากับงานกลุ่มนี้น้อยลงจะใช้เวลาในการทำงานต่อ 1 งาน น้อยลงตามไปด้วย ซึ่งนี่คือช่องโหว่ที่คุณสามารถใช้พักผ่อนได้เต็มที่เช่นกัน
ทำ 20 ได้ 80
กฎ 80/20 หรือกฎพาเรโต เป็นแนวคิดของ วิลเฟรโด พาเรโต (Vilfredo Pareto) นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียนช่วง ค.ศ. 1895 หัวใจสำคัญของกฎนี้คือการหาว่าในชีวิตของเรานั้นอะไรสำคัญ และอะไรที่ไม่สำคัญหากมี 100% กิจกรรมสำคัญที่คุณทำเพียง 20% จะส่งผล 80% ต่อชีวิตของคุณด้วย
เช่น คุณได้รับมอบหมายงานยาก งานใหญ่ ที่ต้องใช้ศักยภาพในการทำสูง (20%) เมื่อทุ่มเททำจนสำเร็จ จะสะท้อนศักยภาพของตัวคุณได้อย่างดีและนั่นจะเป็นที่มาของผลตอบแทนสูงหรือสามารถต่อยอดชีวิตของคุณได้เป็นอย่างดี (80%)
พูดง่ายๆ ในมุมของการทำงาน คือเราควรตัดสินใจเลือกทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน ถึงแม้จะยาก ซับซ้อน หรือต้องความพยายามมากกว่าจะสำเร็จ แต่ตามกฎพาเรโตแล้ว งานแบบนี้จะคิดเป็นสัดส่วน 20% ของงานทั้งหมดที่จะมีผลกระทบต่อชีวิตการทำงานของเราได้มากถึง 80% หรือที่เรียกว่า “ทำน้อย แต่ได้มาก” นั่นเอง
ดังนั้น การใช้เวลาทำงานเท่าเดิม แต่ได้งานที่มากขึ้น จึงไม่ได้หมายถึงแค่ปริมาณงานที่ทำให้ดูเป็นคนขยันขันแข่งกว่าใคร แต่หมายถึง “คุณภาพงาน” ที่ดีขึ้นในเวลาเท่าเดิมหรือน้อยลงเมื่อรู้จักตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นในชีวิตออก ซึ่งจะส่งผลดีต่อชีวิตและการทำงานในอนาคตของคุณมากขึ้นด้วย
เรื่องโดย : ปณิดดา เกษมจันทโชติ
ที่มา:
